პროექტის ქარტიის როლი და მიზანი
ᲙᲛᲐᲧᲝᲤᲘᲚᲘ
- პროექტის ფონი
- დაინტერესებული მხარეები
- მიზნები
- ბიუჯეტი
- რისკები
- ნაბიჯები
- პროექტის მენეჯერის უფლებამოსილების დონეები
- პროექტის წესდების დამტკიცება
პროექტის ქარტია ოფიციალურად ასახავს პროექტს ორგანიზაციაში. იგი მოიცავს რა მიზანს მიაღწევს პროექტს, ასევე ჩართულ პირებს, ნაბიჯებს, ბიუჯეტს და შესაძლო რისკებს. მრავალი ორგანიზაცია განიხილავს ამ დოკუმენტს, როგორც პროექტის დაგეგმვის მნიშვნელოვან ნაწილს, თუმცა ეს არ არის იგივე, რაც საპროექტო გეგმა, რადგან ის არ შედის პროექტის ფარგლებში ინდივიდუალური ამოცანების დეტალებში.
პროექტის ეფექტურ წესდებას შეუძლია შემდეგი რამ გააკეთოს:
- აღწერეთ პროექტის ფარგლები და მიზნები
- უზრუნველყოს პროექტის სპონსორები და ყველა დაინტერესებული მხარე შეთანხმდნენ პროექტში
- იყავით ნათელი, ერთიანი მითითება პროექტში მონაწილე ყველა ადამიანისთვის
- დაეხმარეთ პროექტის სპონსორებს მიიღონ დაინტერესებული მხარეები, როდესაც შესყიდვა ჯერ კიდევ არის საჭირო
პროექტის წესდები შეიძლება განსხვავდებოდეს პროექტის და ორგანიზაციის ტიპის მიხედვით, მაგრამ ძირითადი ელემენტები, როგორც წესი, მოიცავს პროექტის ფონს, დაინტერესებულ მხარეებს, ბიუჯეტს, რისკებს, ნაბიჯებს,
პროექტის ფონი
პროექტის წესდების პირველი განყოფილება გთავაზობთ ძირითად დეტალებს, როგორიცაა პროექტის სახელწოდება, პროექტის სპონსორები და მენეჯერი და დოკუმენტის მომზადების თარიღი.
ამ ნაწილში ასევე იქნება განმარტებული პროექტის მიზანი. შეგიძლიათ მიმართოთ ბიზნეს საქმეს ან ხელშეკრულებას, რომელიც მართავს პროექტს, ან უბრალოდ გაითვალისწინეთ, თუ რატომ არის ეს მნიშვნელოვანი ორგანიზაციისთვის. მას უნდა ეხებოდეს, თუ რატომ დაიწყო ეს პროექტი: არის თუ არა ეს პრობლემის გადაჭრა ბიზნესისთვის? ეხება ეს ახალი ტენდენცია? უჭერს მხარს კომპანია მთლიან სტრატეგიულ მიმართულებას?
დაინტერესებული მხარეები
ეს გამოიკვეთა იმ ადამიანებსა და განყოფილებებში, რომლებიც პროექტში არიან ჩართულნი. ის არ შეხვდება პროექტში თითოეული ამოცანის ნიჭიერებას, მაგრამ სამაგიეროდ აღიარებს ზოგად როლებს და მონაწილეობას. მაგალითად, თქვენ შეიძლება ჩამოთვალოთ პროექტის მთავარი სპონსორები, წამყვანი პროექტის მენეჯერები, გუნდის წევრები, ნებისმიერი აუთსორსორული მუშები ან პარტნიორები და კლიენტები, თუ ეს შესაძლებელია. უფრო მასშტაბურ პროექტებში შეიძლება არ იყოს ჩამოთვლილი ყველა მონაწილე ადამიანი, მაგრამ ამის ნაცვლად შეიძლება აღინიშნოს განყოფილების ხელმძღვანელობა პროექტის გარკვეული ასპექტისთვის.
მიზნები
აქ თქვენ უპასუხეთ კითხვას, "როგორ ვიცოდეთ, როდესაც დასრულდა?" ის მოიცავს იმას, თუ რას აპირებთ პროექტის განხორციელებას და როგორ იცოდეთ თუ იქ ხართ ნამყოფი. მაგალითად, ყველა დეპარტამენტისთვის დროის ჩაწერის სისტემის შექმნის პროექტში, მიზანი შეიძლება იყოს: ”ყველა გუნდი წლის ბოლოს გამოიყენებს დროის ცხრილის სისტემას.”
ასევე გაითვალისწინეთ ის, თუ ვინ აპირებს პასუხისმგებლობას იმაზე, რომ თქვენ მიაღწიეთ ამ მიზანს. იგი თავიდან აიცილებს პრობლემის დასრულებას პროექტის ბოლოს, სადაც მოულოდნელად არავინ მზად არის ხელი მოაწეროს სამუშაოს დასრულებას.
ბიუჯეტი
ამ ეტაპზე თქვენ შეიძლება არ გქონდეთ ყველა დეტალი პროექტის ამოცანების შესახებ, ასე რომ, თქვენ ვერ შეადგენთ პროექტის სრულ და დეტალურ ბიუჯეტს. ამასთან, შეგიძლიათ აღინიშნოთ ბიუჯეტის შეზღუდვები ან მოსალოდნელი ხარჯების მაღალი დონის შეფასება.
რისკები
ყველა პროექტს აქვს რისკები. პროექტის წესდების ეს ნაწილი წარმოადგენს თქვენი პროექტის რისკის ჟურნალის ადრეულ ვერსიას. დაასახელეთ რაიმე რისკი, რის შესახებაც თქვენ იცით, რომ მენეჯმენტმა ნახოს რა შეიძლება გავლენა იქონიოს პროექტზე წინ.
ნაბიჯები
თუ იცით, მაღალი დონის ნაბიჯები შეიცავს მათ ამ პროექტის განყოფილებაში. ყოველ შემთხვევაში, თქვენ უნდა შეიცავდეს სავარაუდო პროექტის დაწყებასა და დასრულების თარიღებს. თქვენ ასევე უნდა ჩამოთვალოთ მკვდარი თარიღები ან ყველაფერი, რაც ხელშეკრულებაშია მითითებული, რომელთანაც მუშაობთ. შეგიძლიათ ამ ნაბიჯების გადატანა თქვენს Gantt გრაფიკზე მოგვიანებით, როდესაც უფრო დეტალური პროექტის გეგმის შედგენას მოაწყობთ.
პროექტის მენეჯერის უფლებამოსილების დონეები
თუ ეს არ არის ნათელი და დოკუმენტირებული სხვაგან, ღირს წესდების ჩათვლით შეიტანოთ განყოფილება იმის შესახებ, თუ რა შეუძლია გააკეთოს პროექტის მენეჯერმა ვინმეს უფროსისგან დამატებითი შესვლის გარეშე. ეს ზოგადად ეხება იმას, თუ რა ტოლერანტობის დონეა დაწესებული ბიუჯეტში და ვადებში და გამოიხატება ასე: ”პროექტის მენეჯერს აქვს 10% ტოლერანტობა ბიუჯეტზე და 5% ტოლერანტობა გრაფიკის მიხედვით. ამ დამტკიცებულ ზღვრებზე ნებისმიერი გადახრა უნდა გაფორმდეს პროექტის სპონსორის მიერ. ”
თქვენ შეგიძლიათ გააგრძელოთ ეს განყოფილება, რომ მიუთითოთ, თუ რაიმე უფლებამოსილება აქვს პროექტის მენეჯერს პროექტის გუნდის თანამშრომლების დაქირავებისა და გათავისუფლების შესახებ.
პროექტის წესდების დამტკიცება
პროექტის წესდების ბოლო მონაკვეთი არის ნებართვების განყოფილება. პროექტის მენეჯერმა და პროექტის სპონსორმა (ან პირი, რომელმაც წამოიწყო მუშაობა, თუ გრძელვადიანი სპონსორი ჯერ არ არის დანიშნული) უნდა ხელი მოაწეროს და დათარიღოს დოკუმენტი. დღეს ეს სავარაუდოდ ელ.ფოსტით იქნება, ასე რომ შეინახეთ ელ.ფოსტის ავტორიზაციის ასლი თქვენი პროექტის ფაილებში, თუ მასში დაბრუნების შემთხვევაში გჭირდებათ.
