ნაბიჯების გამოყენება პროექტის მენეჯმენტში
ᲙᲛᲐᲧᲝᲤᲘᲚᲘ
- როდის გამოვიყენოთ Project Milestones
- რამდენად ხშირად დააყენებთ ნაბიჯებს თქვენს გეგმაში
- როგორ არის წარმოდგენილი ნაბიჯები თქვენს Gantt გრაფიკზე
- როგორ დავასახელოთ Milestones
- როგორ მოვახდინოთ Milestones– ის ხელმოწერა
- კომუნიკაციისთვის მნიშვნელოვანი ნაბიჯების გამოყენება
პროექტის ერთ – ერთი განმსაზღვრელი მახასიათებელი ის არის, რომ იგი გრძელდება გარკვეული პერიოდის განმავლობაში. ეს შეიძლება იყოს რაღაც რამდენიმე კვირიდან რამდენიმე წლამდე და, ზოგიერთ შემთხვევაში, მასშტაბური სამშენებლო პროექტებისთვის ან საზოგადოებრივი სამუშაოებისთვის, ათწლეულების განმავლობაში.
გზაზე პროგრესის დასაკვირვებლად და ძირითადი მიწოდების მიღწევის მისაღწევად, ვადების შესაბამისად, პროექტის მენეჯერები იყენებენ ნაბიჯებს.
პროექტის ნაბიჯი არის ნულოვანი ხანგრძლივობის დავალება, რაც გულისხმობს პროექტში მიღწევას. ისინი გამოიყენება, როგორც წინსვლის მოძრაობა და წინსვლა და ხალხს აჩვენონ, თუ რა ხდება, თუნდაც იმ შემთხვევაში, თუ მათ არ აქვთ დეტალური ცოდნა აქ ჩასატარებელი ამოცანების შესახებ. ამ თვალსაზრისით, ისინი ძალიან სასარგებლოა დაინტერესებულ მხარეთა კომუნიკაციისთვის და მოლოდინების დასადგენად.
როდის გამოვიყენოთ Project Milestones
პროექტის მენეჯმენტში გამოყენებული ნაბიჯები გამოიყენება:
- მუშაობის მნიშვნელოვანი ფაზების დაწყება
- მუშაობის მნიშვნელოვანი ფაზების დასრულება
- ვადები
- როდესაც მნიშვნელოვანი გადაწყვეტილება მიიღება
- დროში სხვა დაფიქსირებული წერტილები, რომლებიც კონკრეტულად გამოძახებას საჭიროებს
რამდენად ხშირად დააყენებთ ნაბიჯებს თქვენს გეგმაში
ტრენინგის კურსმა შეიძლება გირჩიოთ ნაბიჯ ნაბიჯები თქვენს გეგმაში თვეში ერთხელ. ეს შესანიშნავია და კარგი წესია, მაგრამ თქვენ უნდა გამოიყენოთ თქვენი პროფესიონალური განსჯა. ზოგიერთ თვეში შეიძლება ბევრი აქტივობა ჰქონდეს მნიშვნელოვან შეხვედრებზე, რომლებიც აღინიშნება ნაბიჯ ნაბიჯ, მიღებულ გადაწყვეტილებებს და ერთი ფაზის დახურვას და მეორე ეტაპის დაწყებას.
სხვა თვეებში შეიძლება კონცენტრირებული იყოთ შესრულებაზე, ძალიან მცირე, თუ რამეზე, რომლითაც შეგიძლიათ გადალახოთ ნაბიჯი.
საანგარიშო მიზნებისათვის, სასარგებლოა შექმნას მიზეზი, რომ ყოველი საანგარიშო ციკლში ერთხელ მაინც ჰქონდეს ნაბიჯი.
როგორ არის წარმოდგენილი ნაბიჯები თქვენს Gantt გრაფიკზე
Milestones არის Gantt სქემის ერთ – ერთი კომპონენტი და სქემაზე გამოსახულია როგორც ბრილიანტი. ისინი არ არის ნაჩვენები, როგორც ჩვეულებრივი ამოცანა, რადგან მათ აქვთ ნულის ხანგრძლივობა: სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, ისინი არ იღებენ ნებისმიერ დროს. მიზნების დაგეგმვის მიზნით, ისინი უბრალოდ ხდება.
თუ არ იყენებთ Gantt- ის ჩარტებს, კვლავ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ნაბიჯები. აქ მოცემულია 5 ალტერნატივა Gantt– ის ჩარტებისთვის: თქვენ ჯერ კიდევ შეგიძლიათ გამოიყენოთ გეგმა ნაბიჯები თქვენს გეგმაში ამების გამოყენებით.
თუ გსურთ პირადად ორგანიზებული იყოთ და თქვენი პროექტის მენეჯმენტის პროგრამა სრულად არ არის ინტეგრირებული თქვენს კალენდარში, შეგიძლიათ დააკოპირეთ და ჩასვით საკვანძო თარიღები თქვენს დღიურში. ეს დამოკიდებულია იმაზე, თუ როგორ მოგწონთ მუშაობა, ეს შეიძლება შეგახსენოთ, რა უნდა წამოვიდეს.
როგორ დავასახელოთ Milestones
Milestones– ს უნდა ჰქონდეს მკაფიო აღწერა თქვენს პროექტის გრაფიკზე, მაგრამ არა ის, რაც მათ გულისხმობს. ასე რომ, მათ არ უნდა ვუწოდოთ "შეთანხმება გადავიდეთ მეორე ეტაპზე", მაგრამ "იწყება მეორე ეტაპი". თუ გსურთ ასახოთ შეთანხმების მიღწევის მცდელობა, გადავიდეთ მე -2 ფაზაში, დაამატეთ დავალება მას შემდეგ, რაც ნაბიჯს გადააფარეთ.
Milestones უნდა აღწეროდეს იმ პერიოდს, რაც მათ წარმოადგენენ:
- ტესტირების ეტაპი დასრულებულია
- PID დამტკიცდა
- ხელშეკრულება გაფორმდა
ბევრი პროექტის მენეჯერი ირჩევს თავიანთი ნაბიჯების გადათვლას მითითების გამარტივებისთვის. თუ იყენებთ სამუშაო ავარიის სტრუქტურას, შეგიძლიათ გამოიყენოთ ნუმერაცია ამისგან. წინააღმდეგ შემთხვევაში, კარგია გამოიყენოთ M1, M2 და ა.შ., რათა გაირკვეს, თუ რას გულისხმობთ. სახელების მკაფიო სტრუქტურა უფრო მნიშვნელოვანი ხდება, როდესაც ნაბიჯების რაოდენობა იზრდება, ასე რომ იფიქრეთ იმაზე, თუ როგორ აპირებთ ამის გაკეთებას, თუ თქვენი პროექტი რამდენიმე თვეზე მეტია.
როგორ მოვახდინოთ Milestones– ის ხელმოწერა
ნაბიჯები წარმოადგენს თქვენი პროექტის გრაფიკის ნაწილს, ასე რომ, როდესაც თქვენი გრაფიკი ბაზირებულია, უნდა გაითვალისწინოთ თქვენი გამორთული ნაბიჯები.
თუ საჭიროა თქვენი ნაბიჯების თარიღების შეცვლა, მაშინ უნდა გამოიყენოთ სტანდარტული შეცვლის კონტროლის პროცედურა თქვენი გეგმისთვის კორექტირების შესასრულებლად. ეს შეიძლება იყოს მარტივი როგორც თქვენი პროექტის სპონსორთან საუბარი და აცნობებთ მათ, თუ რატომ უნდა შეცვალოთ თარიღები, ან ისეთი ოფიციალური, როგორც ახალი რეკომენდებული გრაფიკის შედგენა და მისი დაგეგმვის კომიტეტში გადატანა.
უმჯობესია გაერკვნენ, თუ რა იქნება თქვენი ნაბიჯის გადაყენების პროცესი, ასეთის არსებობის წინ, სანამ გამოიყენებთ მას, ისე რომ არ დაგვრჩეს ნებისმიერ დროს, როდესაც ცვლილებები უნდა შეიტანოთ.
კომუნიკაციისთვის მნიშვნელოვანი ნაბიჯების გამოყენება
ნაბიჯები სასარგებლოა კომუნიკაციისა და მოხსენებისთვის, რადგან ისინი წარმოადგენენ გეგმის მინიმალურ წერტილებს. სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, თუ სხვა დანარჩენი დავალებები გაითვალისწინეთ, თქვენ მაინც ნახავდით რა ხდებოდა და პროექტი წინ გადადგმული ნაბიჯების გადადგმას აპირებდა.
თქვენ უნდა შეეძლოთ ნაბიჯების გადაღება და მათი დაფა ან პროექტის ანგარიში. მათ უნდა მოუყვეთ პროექტის ამბავი საკმარისად იმისათვის, რომ დააკმაყოფილონ ის ადამიანები, რომელზეც თქვენ ანგარიშს უწევთ, ჩვეულებრივ, თქვენი პროექტის სპონსორი ან სხვა აღმასრულებელი ჯგუფი, როგორიცაა მმართველი ჯგუფი (ან პროექტის დაფა). ყოველთვიურად, ან საანგარიშო სიხშირით, რომელსაც იყენებთ, შეგიძლიათ აჩვენოთ რომელი ნაბიჯები იქნა მიღწეული.
ანგარიშსწორება ნაბიჯების საწინააღმდეგოდ საკმაოდ მარტივია და ხშირად ხდება ცხრილის სახით. თქვენ ჩამოთვლით ნაბიჯ-ნაბიჯის აღწერილობას, მისი თარიღის თარიღს და შემდეგ ახალ პროგნოზირებულ თარიღს. როდესაც ნაბიჯი მიაღწევს და შეიძლება დასრულებული იყოს, ამ თარიღს ასევე დაამატებთ. იმედია, ეს იქნება იგივე, რაც საპროგნოზო თარიღი, მაგრამ პროექტების ყოველთვის არ მუშაობს, როგორიცაა, რომ.
მსგავსი ცხრილი ცხადყოფს, რა დასრულებულია და რა არის შესანიშნავი. თქვენ გეგმავთ პასუხის დაგეგმვას კითხვაზე, "რატომ არ მოვიარეთ ეს ნაბიჯი?" სანამ წახვალ და შეხვდები შენს სპონსორს ან გაუგზავნე ანგარიში.
როდესაც თქვენი პროექტის გეგმა ძალიან გრძელია და უამრავი ნაბიჯი გაქვთ, თქვენთვის გაუგებარია თითოეული საანგარიშო ციკლის დასრულებული ნაბიჯების ამოღება. აცნობეთ მხოლოდ იმ მომენტალური ნაბიჯების შესახებ, რომლებიც მომავალი ან დასრულებულია ამ თვეში: შემდეგ თვეში გამოიყვანეთ ყველაფერი, რაც დასრულდა გასულ თვეში, ასე რომ, თქვენ მუდმივად არ დაამატებთ მოხსენების ხანგრძლივობას, ხალხს მოუყვეთ იმ სამუშაოს შესახებ, რომელიც მათ უკვე იციან, რომ დასრულებულია.
ნაბიჯები არის მართლაც სასარგებლო მართვის მენეჯმენტი ინსტრუმენტი დაგეგმვის, დაგეგმვისა და განსახილველად და მათი გამოყენება მარტივია. განათავსეთ შემდეგი თქვენი შემდეგი გეგმის გეგმაში, თვალყურს ადევნეთ მათ წინააღმდეგ და აღმოჩნდებით, თუ რა სიხშირე საუკეთესოდ მუშაობს თქვენთვის.
როგორც პროექტის მენეჯმენტში ყველაფერი, გამოიყენეთ ისინი მოქნილად თქვენთვის სასურველი შედეგის მისაღწევად, გამოიყენეთ ეს რჩევები და სახელმძღვანელო მითითებები საკუთარი გადაწყვეტილებების შესახებ ინფორმირების მიზნით.
