როგორ მოაწყოთ თქვენი დოკუმენტაცია

ᲙᲛᲐᲧᲝᲤᲘᲚᲘ

• Ვიწყებთ
• შევიკრიბოთ თქვენი დოკუმენტები
• დაალაგე
• ცალკეული სასიცოცხლო დოკუმენტები
• დუბლიკატი თქვენი საფულის
• შექმენით მარტივი შევსების სისტემა
• მიმდინარე მოვლა

უმეტესობა არ ფიქრობს მნიშვნელოვან დოკუმენტზე, სანამ არ დაგჭირდებათ. თუ თქვენი ნაშრომები გავრცელებულია ყველგან და თქვენს სახლში არ გაქვთ ცენტრალური ორგანიზაციის სისტემა, შეგიძლიათ დაკარგოთ ბევრი დრო და ენერგია ნივთების ძებნაში. შეიძლება რაღაც დაკარგო.

Ვიწყებთ

რამდენიმე მარტივი ნაბიჯით შეგიძლიათ მოაწყოთ თქვენი მნიშვნელოვანი ქაღალდის დოკუმენტები: თქვენ დაგჭირდებათ ორი უჯრის საცდელი კაბინეტი ან პორტატული ჩამოკიდებული ფაილის ყუთი, ჩამოკიდებული ფაილები ექვს სხვადასხვა ფერში, მანილას მესამე ნაჭრის, ზედა ჩანართის საქაღალდეები და სურვილისამებრ ცეცხლსასროლი უსაფრთხო. ან შეგიძლიათ შეიძინოთ დიდი შემკვრელი და ჩანართების ჩანართები. ახლა თქვენ მზად ხართ დასაწყისისთვის.

შევიკრიბოთ თქვენი დოკუმენტები

სანამ ყველა თქვენი მნიშვნელოვანი დოკუმენტის ორგანიზებას შეძლებთ, მათი განთავსება უნდა მოახდინოთ. ეს ზოგჯერ უფრო ადვილია ნათქვამი, ვიდრე გაკეთება. შეამოწმეთ თქვენი სახლის ოფისის უჯრები და თქვენი მაგიდაზე ან მაგიდაზე ჩასმული ფურცლები. შეამოწმეთ თქვენი სამზარეულოს საცვლების, ასევე სამზარეულოს უჯრებისა და კალათების შეფუთვაზე განთავსებული ქაღალდის ნაჭრები. დაათვალიერეთ თქვენი საძინებლის კარადა და ღამისთევა. დაბოლოს, მაგრამ არანაკლებ მნიშვნელოვანია, შეამოწმეთ ჩანთა ან ქეისი იმ მნიშვნელოვან დოკუმენტებზე, რომლებსაც შემთხვევით ატარებთ.

დაალაგე

ყველაზე მნიშვნელოვანი დოკუმენტები შემდეგი ექვსი კატეგორიის ერთ კატეგორიაში შედის. დაალაგეთ ყველა თქვენი შეკერილი დოკუმენტი შემდეგნაირად:

1. სახლის და ქონების ჩანაწერები: იპოთეკური სესხი, ქონების საქმეები, სახლის გაუმჯობესების პროექტები და ქვითრები, მოწყობილობების სახელმძღვანელო და გარანტიები, ქონების გადასახადის შესახებ ინფორმაცია, სახლის დაზღვევის პოლისები და სახელმძღვანელოები
2. ავტო ჩანაწერები: სათაურები, ტექნიკური ჩანაწერები, სადაზღვევო პოლისები და ინფორმაცია, სესხის ინფორმაცია და გადახდის ჩანაწერები
3. ჯანმრთელობის ჩანაწერები: სადაზღვევო პოლისები, ჯანმრთელობის დაზღვევის სარგებელი სახელმძღვანელოები, სამედიცინო სარგებელის ახსნა, ექიმის კანონპროექტები, რეცეპტების სიები, მოქნილი ხარჯების შესახებ ინფორმაცია, სამედიცინო ქვითრები, სამედიცინო დირექტივები, სიცოცხლის დაზღვევის პოლისები
4. ფინანსური ჩანაწერები: საბანკო განცხადებები, საგადასახადო დეკლარაციები, გადასახადის შემცირების ჩანაწერები, ინვესტიციის ჩანაწერი, სესხის ჩანაწერები, საკრედიტო ბარათის ანგარიშგებები
5. ელექტრონული ჩანაწერები: მობილური ტელეფონის კონტრაქტები და აღჭურვილობის სახელმძღვანელო; გაყიდვების ქვითრები და გარანტიები კომპიუტერებისთვის, ლაპტოპისთვის და პლანშეტებისთვის; საკაბელო და ინტერნეტ გეგმები და გადასახადები; უკაბელო როუტერის გაყიდვის ქვითარი და სახელმძღვანელო
6. პირადი ჩანაწერები: დაბადების მოწმობა, ქორწინების მოწმობა, განქორწინების მოწმობა, მეურვეობის ფურცლები, სოციალური დაცვის შესახებ ინფორმაცია, იმუნიზაციის ჩანაწერები, პასპორტი, სამხედრო სამსახურის ჩანაწერები, ნათლობის და დადასტურების ჩანაწერები, ანდერძები, დაკრძალვის გეგმა და დაკრძალვის ადგილის შესახებ ინფორმაცია. ეს უნდა გქონდეთ ოჯახის თითოეული წევრისთვის. თუ თქვენ გაქვთ შინაური ცხოველები, ასევე შეგიძლიათ შეიტანოთ მათი მნიშვნელოვანი დოკუმენტები, როგორიცაა ვეტერინარული და ვაქცინის ინფორმაცია ამ კატეგორიაში.

ცალკეული სასიცოცხლო დოკუმენტები

თქვენი მნიშვნელოვანი დოკუმენტების უმეტესობა შეიძლება ინახებოდეს რეგულარული შევსების კაბინეტში ან პორტატული ჩამოკიდებული ფაილის ყუთში. ზოგი ნამდვილად უნდა იყოს დაცული ცეცხლგამძლე სეიფში ან ოფსეტური საცავის გარეშე, როგორიცაა დაცვა.

სასიცოცხლო დოკუმენტები ის არის, რომლებიც ჩანაცვლების გაკეთება ძალზე რთული ან შრომატევადი გახდება. ისინი შეიძლება შეიცავდნენ მგრძნობიარე პირად ინფორმაციას, რომელიც შესაძლოა ქურდობის შემთხვევაში გაასაჩივრონ პირადობის ქურდებმა. იმავდროულად, თუ თქვენი სახლი ხანძრის ან წყალდიდობის შედეგად განადგურდა, გსურთ ეს მნიშვნელოვანი დოკუმენტები ხელუხლებელი დარჩეს.

უმეტესობისთვის, შემდეგი დოკუმენტები სასიცოცხლოდ მნიშვნელოვანი იქნებოდა: სოციალური უსაფრთხოების ინფორმაცია, დაბადების მოწმობები, სადაზღვევო პოლისი და აგენტის საკონტაქტო ინფორმაცია, ანდერძები, ქონების საქმეები, მანქანის ტიტულები, პასპორტები და ნებისმიერი ხელშეკრულება ან ხელშეკრულება, რომელსაც ორიგინალური ხელმოწერა სჭირდება.

შეადგინეთ ყველა მნიშვნელოვანი საყოველთაო დოკუმენტი, რომელიც თქვენ განათავსეთ თქვენს ცეცხლგამძლე სეიფში ან გარედან შენახვის ვარიანტში.

დუბლიკატი თქვენი საფულის

უმეტესი ჩვენგანი ყოველდღიურად ატარებს კრიტიკულ ინფორმაციას ჩვენს საფულეში და სერიოზულად დისკომფორტს განიცდის, თუ ის დაიკარგებოდა ან მოიპარებოდა.

შეადგინეთ თქვენი მართვის მოწმობის, ორგანოს დონორის ბარათის, ჯანმრთელობის დაზღვევის ბარათის (ბარათების), წევრობის ბარათების ასლები, სპორტული დარბაზი, ბიბლიოთეკა, სასურსათო მაღაზიების ერთგულების პროგრამები, სასაწყობო კლუბები და ა.შ., და, რაც მთავარია, ყველა საკრედიტო და სადებეტო ბარათები (ასლის წინა და უკან). შეინახეთ ეს ასლები თქვენს სხვა მნიშვნელოვან ქაღალდთან.

შექმენით მარტივი შევსების სისტემა

რაც უფრო მარტივი იქნება შეტანის სისტემა, უფრო სავარაუდოა, რომ გამოიყენოთ იგი თანმიმდევრულ საფუძველზე. აიღეთ მნიშვნელოვანი დოკუმენტის თითოეული კატეგორია და მიანიჭეთ მას ჩამოკიდებული ფაილის ფერი:

• სახლისა და ქონების ჩანაწერები
• ავტო ჩანაწერები
• ჯანმრთელობის ჩანაწერები
• ფინანსური ჩანაწერები
• ელექტრონული ჩანაწერები
• პირადი ჩანაწერები

ჩამოკიდებული ფაილების შესაბამისი რიცხვი დაამატეთ თქვენს ფაილურ სისტემაში თითოეული კატეგორიის დოკუმენტების რაოდენობისთვის.

გამოიყენეთ მანილას საქაღალდეები და შექმენით საქაღალდე თითოეული კატეგორიის დოკუმენტისთვის. მოათავსეთ საქაღალდეები შესაბამისი ფერადი ჩამოკიდებული ფაილების განყოფილებაში.

თუ თქვენ შეიძენთ დიდი სამ ბეჭედიანი საყრდენის და ჩანართების ჩანართებს, დაასახელეთ ჩანართები იმავე ჩანაწერების სახელებით, ყველა დოკუმენტი გააკეთეთ ხრახნით და მოაწყეთ ისინი. თუ ნაშრომების ხვრელი არ შეიძლება, ჩასვით საქაღალდეში ჩასმა და საქაღალდე ამის ნაცვლად.

თუ დოკუმენტაცია არ არის თქვენი საქმე, ეს შეიძლება იყოს გამათავისუფლებელი მომენტი. თქვენ შეგიძლიათ სკანირების ყველა ეს დოკუმენტი, შეინახოთ ისინი მყარ დისკზე, შემდეგ კი გადაიტანეთ ორიგინალები.

გამოიყენეთ საკუთარი შეხედულებისამებრ, რადგან ზოგიერთი დოკუმენტი უკეთესია, რომ შეინახოთ. შეინახეთ ყველა სასიცოცხლო დოკუმენტის ორიგინალი. გამოიყენეთ თქვენი საუკეთესო განსჯა სხვებზე. ფინანსური ინსტიტუტების უმეტესობა ბედნიერია, როდესაც უსაფუძვლოდ მიდიხარ.

მიმდინარე მოვლა

თქვენი მნიშვნელოვანი ნაშრომების ორგანიზების შემდეგ, გააგრძელეთ ისინი. ყოველთვიურად, როდესაც გადაიხდით თქვენს გადასახადებს, შეიტანეთ ახალი დოკუმენტები თქვენი შევსების სისტემის შესაბამის განყოფილებაში. ამავდროულად, მოძებნეთ სისტემის მიერ ამოღებული დოკუმენტები თვის განმავლობაში, რომლებიც შესაძლოა კვლავ არ შეიტანონ ფაილების შევსების სისტემიდან. ხელახლა შეიტანეთ ისინი. წელიწადში ორჯერ მაინც, გადახედეთ თქვენს შევსების სისტემაში არსებულ დოკუმენტებს, რომ ნახოთ შესაძლებელია თუ არა გაწმენდის შესაძლებლობა. კარგი განრიგი გაითვალისწინეთ კალენდარული წლის პირველ და ყოველი სასწავლო წლის ბოლოს.

მცირე ძალისხმევით, თქვენ შეგიძლიათ მიიღოთ გრძელვადიანი სარგებელი და დაზოგოთ დრო თქვენი მნიშვნელოვანი ქაღალდის დოკუმენტების ორგანიზებით.