გსურთ 10 რჩევა თქვენი კომპანიის შეხვედრის გასაუმჯობესებლად?

ᲙᲛᲐᲧᲝᲤᲘᲚᲘ

• რა გჭირდებათ წარმატებული შეხვედრისთვის
• 10 რჩევა უკეთესი შეხვედრებისთვის

თქვენ ხართ ყოველთვიური ან პერიოდული კომპანიის ან განყოფილების შეხვედრის დამგეგმავი? ისინი შეიძლება სასიკვდილო მოსაწყენი იყოს, თუ ფრთხილად არ ხართ. თქვენ იცით საბურღი. მოლაპარაკე ხელმძღვანელების პაკეტი ადგენს ხალხს კომპანიის შესახებ ინფორმაციის მიწოდების შესახებ. დიახ, ეს ნამდვილად კუდოა თქვენთვის ეს პერიოდული შეხვედრის გამართვისთვის.

დასაქმებულებს ესაჭიროებათ ინფორმაცია, რომ კომპანიის სტრატეგიულ მიმართულებას შეესატყვისებოდნენ. მათ სურთ იცოდნენ რა ხდება კომპანიის მასშტაბით, განსაკუთრებით მაშინ, როდესაც ინფორმაცია ეხება მათ სამუშაოს ან კომპანიის მთლიან წარმატებას. მათ გულწრფელად აინტერესებთ, რა ხდება სხვადასხვა განყოფილებაში.

ასე რომ, თქვენი თანამშრომლები დაინტერესებულნი არიან, მაგრამ მიეცით შესვენება საუბრის უფროსებისა და დაუსრულებელი ძალაუფლების წერტილებისგან. ყველაზე ეფექტური შეხვედრები მათ ყურადღებას აქცევს აზროვნების გამომწვევ კითხვებსა და პასუხებს, აუდიოვიზუალებს და მონაწილეობას. ეს რჩევები წარმატებას მოგიტანთ.

რა გჭირდებათ წარმატებული შეხვედრისთვის

• სპიკერის სტენდი ან მაგიდა
• მიკროფონი
• დღის წესრიგი
• ვიზუალური შიდსი
• Ვიდეო კამერა
• Სამფეხა
• კოდირების მოწყობილობა
• პირდაპირი ნაკადის ტექნოლოგია

10 რჩევა უკეთესი შეხვედრებისთვის

1. დაიწყეთ თქვენი შეხვედრები, პრეზენტაციები და სავარჯიშო სესიები ყინულის მოზღვავებით ან გაცხელებით. დიდი შეხვედრის ან მოკლე შეხვედრის დროს, ყინულის გამყინვარება შეიძლება იყოს ერთი შეკითხვა, რომელიც ხალხს მეზობელთან ფიქრისა და საუბრისკენ უბიძგებს. როგორც მაგალითად, დასვით კითხვა, რაც ხალხს ხელში აყენებს. ყინულის ამომრთველის სიგრძე დამოკიდებულია თქვენი შეხვედრის სიგრძეზე, ასე რომ დაგეგმეთ გონივრულად.
2. დივერსიფიკაცია თქვენი პრეზენტაციის მეთოდების შესახებ. თუ ყველა სპიკერი ესაუბრება აუდიტორიას, ლექციების ფორმატით, დაინტერესებული ხელმძღვანელებიც კი მალე იძახიან. სთხოვეთ ხალხს ისაუბრონ მცირე ჯგუფებში. გამოიყენეთ აუდიოვიზუალური მასალები, როგორიცაა ვიდეო, სლაიდები და PowerPoint პრეზენტაციები და სურათები. თუ თქვენ საუბრობთ ფერწერის ახალ პროცესზე, აჩვენეთ თქვენს თანამშრომლებს შეღებვის ნაწილები ადრე და შემდეგ. გაიარეთ დადებითი მომხმარებლის გამოკითხვებისა და კომენტარების ბარათების გარშემო.
3. მოიწვიე სტუმრის სტუმრები აუდიტორიის მონაწილეობისა და აღელვებისთვის. თქვენს მომხმარებლებს ბევრი აქვთ სათქმელი თქვენი სამუშაო ძალის შესახებ მათი საჭიროებების და ხარისხის მოთხოვნების შესახებ. ერთი კლიენტი ორგანიზაცია, რომელიც პარტნიორებს არაკომერციული, საქველმოქმედო ასოციაციებით, სტუმრების მომხსენებლებს წარმოადგენს იმ ორგანიზაციებიდან, რომლებიც იღებენ შემოწირულობებს. დინამიტი არიან ორგანიზატორების სპიკერები, რომლებსაც თქვენი თანამშრომლები ფინანსურად უჭერენ მხარს.
4. წაახალისეთ კითხვები დიალოგის მისაღწევად. სთხოვეთ ხალხს ჩამოწერონ თავიანთი კითხვები შეხვედრის წინ და შეხვედრის დროს. დაუთმეთ დრო თითოეულ სპიკერს, რომელიც მიმართულია. თუ კითხვას დაუყოვნებლივ და სწორად ვერ უპასუხეთ, უთხარით ხალხს, რომ მათთან დაბრუნდებით, როდესაც სწორი პასუხი გაქვთ. თუ კითხვები დროს აღემატება, დაგეგმეთ შეხვედრა შეხვედრაზე.
5. ხშირად შეუმჩნეველი, მაგრამ გადამწყვეტი, წარმატებული შეხვედრის ტაქტიკაა, მოსთხოვოს თითოეულ სპიკერს ხმამაღლა გაიმეოროს მისთვის დასმული შეკითხვები. მას, ვინც სვამს კითხვას, იცის, რომ სპიკერმა გააცნობიერა კითხვა. სხდომას, ვინც ესწრება შეხვედრას, შეუძლია მოისმინოს და იცოდეს კითხვა, ასევე არა მხოლოდ დააკვირდეს კითხვას, ალბათ არასწორად, მომხსენებლის პასუხიდან.
6. დასახეთ მიზნები თქვენი პერიოდული შეხვედრისთვის. თქვენ ვერ წარმოგიდგენთ კომპანიის ბიზნესის ყველა ასპექტს ერთსაათიან შეხვედრაზე. ასე რომ, გადაწყვიტეთ მნიშვნელოვანი, დროული საკითხები და დახარჯეთ შეხვედრის დრო მათზე. გაითვალისწინეთ დამსწრე საზოგადოების უმრავლესობის ინტერესები. გახსოვდეთ, თქვენ გაქვთ კომპანიის შესახებ კომუნიკაციის სხვა მეთოდები, რომლებიც მოიცავს პროგრამებს, როგორიცაა Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, ელ.ფოსტა და IM. ყველა სტრატეგიული კომპანიის კომუნიკაცია არ უნდა მოხდეს შეხვედრაზე.
7. ყურადღებით ჩამოაყალიბეთ თქვენი დღის წესრიგი. დაადგინეთ მონაწილეთა უმრავლესობის საჭიროებები და ინტერესები. დაიწყეთ სასიხარულო ამბებით, რაც დამსწრე საზოგადოებას კარგად გრძნობს.
8. ყოველთვიურად განსხვავდება სპიკერების წესრიგის დღის წესრიგში. თქვენ არ გსურთ ხალხის ერთობლიობით მოწყენილობა.განაწილდით საჭირო ბიზნეს საგნების დღის წესრიგს დღის წესრიგში, რათა ხალხმა არ შეასრულოს შეხვედრის დასრულება ან ფიქრობს, რომ საბოლოო საკითხები ნაკლებად მნიშვნელოვანია. რამდენიმე წლის წინ, "Wall Street Journal" - ში გამოქვეყნებულ სტატიაში ნათქვამია, რომ აშშ-ს მენეჯერები დაზოგავდნენ დროის ხარჯს 80 პროცენტს, თუ ისინი სწორად გააკეთებდნენ ორ საქმეს. პირველი ყოველთვის იყო დღის წესრიგი. მეორე იყო დროულად დაწყებულიყო და დროულად დასრულებულიყო. ამას დავამატებ, რომ თქვენ გჭირდებათ თითოეულ სპიკერს მიეცით დრო, მათი თემის გასაშუქებლად. დაიჭირეთ ისინი თქვენს ვადაზე ლამაზად.
9. ორგანიზება გაუწიეთ ფიზიკურ გარემოს ისე, რომ ადამიანი ყურადღებით მოეკიდოს შეხვედრის შინაარსს. არავინ უნდა იჯდეს თქვენი დინამიკის გვერდით ან მის გვერდით. დარწმუნდით, რომ ყველა დამსწრე ადგილისთვის არის ადგილები და თუ შენიშვნების გაკეთებაა საჭირო, ასევე უნდა დაწეროთ ზედაპირი. დარწმუნდით, რომ თვალსაჩინოა ხილული და რომ მოისმინოს ადამიანი. შეიძლება დაგჭირდეთ მიკროფონის გამოყენება. სანახავად შეგიძლიათ ოთახის გარშემო გაიაროთ რეზინები ან ნიმუშები. თუ თქვენი შეხვედრის ზომა ძალიან დიდი გახდა თქვენი შეხვედრის ოთახის ფიზიკური გარემოსთვის, გამოიყენეთ ტექნოლოგია შეხვედრის გასაკეთებლად რამდენიმე საკონფერენციო დარბაზის რამდენიმე ადგილას. მიუხედავად იმისა, რომ თქვენ ნამდვილად შეგეძლოთ შეხვედრის ჩატარება ინდივიდუალური ლეპტოპებისთვის, ეს უარყოფითად აისახება გუნდის მშენებლობის დადებით გავლენაზე, რაც სხვა თანამშრომლებთან დასწრება ხდება საკონფერენციო დარბაზის რამდენიმე ადგილას.
10. არასოდეს შეაფასოთ საკვების ენერგია შეხვედრაზე. საკვები ამშვიდებს ატმოსფეროს, ხელს უწყობს ხალხს კომფორტულად გრძნობდეს, ეხმარება ადამიანებს შეინარჩუნონ პოზიტიური ენერგიის დონე და გუნდის ამხანაგობას ავითარებენ. დარწმუნდით, რომ თქვენ აკმაყოფილებთ თქვენი ჯგუფის მრავალფეროვან მოთხოვნილებებს იმ საკვებით, რომელსაც თქვენ ემსახურებით. როგორც მაგალითი, შესთავაზეთ ხილისა და იოგურტის გარდა დონატებს. გთავაზობთ რეგულარული ფრანკებით ვეგეტარიანული და კოზერული ცხელი ძაღლები.