10 კრიტიკული ნაბიჯი პროექტის გეგმაში ჩართვის მიზნით

ᲙᲛᲐᲧᲝᲤᲘᲚᲘ

• პროექტის მიზნები
• Პროექტის ფარგლებში
• Milestones და ძირითადი გადმოცემა
• სამუშაო ავარიის სტრუქტურა
• ბიუჯეტი
• ადამიანური რესურსების გეგმა
• რისკის მართვის გეგმა
• კომუნიკაციების გეგმა
• დაინტერესებულ მხარეთა მართვის გეგმა
• მენეჯმენტის შეცვლის გეგმა

პროექტის გეგმა არის პროექტის მენეჯერის მიერ დეტალური დაგეგმვის კულმინაცია. ეს არის სამაგისტრო დოკუმენტი, რომელიც ხელმძღვანელობს როგორ იმოქმედებს პროექტი, მენეჯერის მიზნების შესაბამისად, პროექტის თითოეული ძირითადი ასპექტისთვის. მიუხედავად იმისა, რომ პროექტის გეგმები განსხვავდება კომპანიისგან, კომპანიაში არსებობს ათი კრიტიკული ელემენტი ან ნაბიჯი, რომელიც უნდა შეიცავდეს ეფექტურ საპროექტო გეგმას, რათა თავიდან აიცილოს დაბნეულობა და იძულებითი იმპროვიზაცია პროექტის განხორციელების ეტაპზე.

პროექტის მიზნები

პროექტის მიზნები განსაზღვრულია პროექტის წესდებაში, მაგრამ ისინი უნდა მოიცავდეს საპროექტო გეგმას, აგრეთვე პროექტის მიზნების შემდგომ ასახსნელად ან ქარტიის დანართად ჩასატარებლად. არ აქვს მნიშვნელობა, თუ როგორ ირჩევს პროექტის მენეჯერი მიზნებს პროექტის გეგმის შემადგენლობაში, მნიშვნელოვანია, რომ პროექტის ძირითადი გეგმის - პროექტის პირველი ძირითადი დოკუმენტი - და პროექტის მეორე საკვანძო დოკუმენტს შორის, აშკარა იყოს.

Პროექტის ფარგლებში

პროექტის მიზნების მსგავსად, ფარგლები განსაზღვრულია წესდებაში და იგი უნდა განისაზღვროს პროექტის გეგმის შემუშავებისას პროექტის მენეჯერის მიერ. მასშტაბის განსაზღვრის გზით, პროექტის მენეჯერს შეუძლია დაიწყოს იმის ჩვენება, თუ რას გამოიყურება პროექტის მიზანი ან მზა პროდუქტი ბოლოს. თუ ფარგლები არ არის განსაზღვრული, მას შეუძლია გაფართოვდეს პროექტის განმავლობაში და გამოიწვიოს ხარჯების გადაჭარბება და გამოტოვებული ვადები.

მაგალითად, თუ თქვენ მარკეტინგის ჯგუფს ხელმძღვანელობთ, რომ შექმნათ ბროშურა კომპანიის პროდუქციის ხაზისთვის, უნდა მიუთითოთ რამდენი გვერდი იქნება და მიუთითეთ მაგალითები, თუ როგორ გამოიყურება მზა პროდუქტი.

გუნდის ზოგიერთი წევრისთვის, ბროშურა შეიძლება ითვალისწინებდეს ორ გვერდს, ზოგი კი შეიძლება ათი გვერდი ადეკვატურად მიიჩნიოს. მასშტაბის განსაზღვრისას შეიძლება თავიდანვე მიიღოთ მთელი გუნდი იმავე გვერდზე.

Milestones და ძირითადი გადმოცემა

პროექტის მთავარ მიღწევებს უწოდებენ ნაბიჯებს და საკვანძო სამუშაო პროდუქტებს უწოდებენ მთავარ მიწოდებას. ისინი ორივე წარმოადგენს პროექტზე მუშაობის დიდ კომპონენტებს. საპროექტო გეგმაში უნდა დაადგინონ ეს ელემენტები, განსაზღვრონ ისინი და დაასრულონ მათი დასრულების ვადები.

თუ ორგანიზაცია აიღებს პროექტს ახალი პროგრამული უზრუნველყოფის შემუშავების მიზნით, მთავარი მიწოდებები შეიძლება იყოს ბიზნესის მოთხოვნების საბოლოო ჩამონათვალი და მათი განხორციელება.

ამის შემდეგ, პროექტს შეიძლება ჰქონდეს მნიშვნელოვანი ნაბიჯები დიზაინის დასრულებისთვის, სისტემის ტესტირებისთვის, მომხმარებელთა მიღების ტესტირებისთვის და პროგრამული უზრუნველყოფის ამოღების თარიღისთვის. ამ ნაბიჯებს აქვთ სამუშაო პროდუქტები, რომლებიც დაკავშირებულია მათთან, მაგრამ ისინი უფრო მეტ პროცესებს ეხმიანებიან, ვიდრე თავად პროდუქტებს.

მაილსტონის და ძირითადი მიწოდების ვადები არ უნდა იყოს ზუსტი თარიღები, მაგრამ უფრო ზუსტი, უკეთესი. ზუსტი თარიღები პროექტის მენეჯერებს დაეხმარება სამუშაო სტრუქტურის უფრო ზუსტად გაყოფაში.

გეგმის ამ ეტაპზე თქვენ შექმნით ნაბიჯებს, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ აიღოთ დიდი ან მაღალი დონის მიწოდებები და დაანგრიოთ ისინი პატარა მიწოდებით, რაც შემდეგ ეტაპზე შეიძლება ასახული.

სამუშაო ავარიის სტრუქტურა

სამუშაო ავარიის სტრუქტურა (WBS) ანხორციელებს პროექტის მნიშვნელოვანი ნაბიჯები და ძირითადი მიწოდებები მცირე ზომის ნაწილებად, ასე რომ თითოეულ ადამიანს შეუძლია პასუხისმგებლობა დააკისროს თითოეულ ასპექტს. სამუშაოს განაწილების სტრუქტურის შემუშავებისას, პროექტის მენეჯერი განიხილავს ბევრ ფაქტორს, როგორიცაა პროექტის გუნდის წევრების სიძლიერე და სისუსტე, ამოცანებს შორის ურთიერთდამოკიდებულება, ხელმისაწვდომი რესურსი და პროექტის საერთო ვადა.

საბოლოოდ, პროექტის მენეჯერები პასუხისმგებელნი არიან პროექტის წარმატებისთვის, მაგრამ მათ მხოლოდ სამუშაოს შესრულება არ შეუძლიათ. WBS არის ინსტრუმენტი, რომელსაც მენეჯერი იყენებს პროექტზე პასუხისმგებლობის უზრუნველსაყოფად, რადგან იგი ეუბნება პროექტის სპონსორს, პროექტის გუნდის წევრებს და დაინტერესებულ მხარეებს, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან რაზე. თუ პროექტის მენეჯერი შეშფოთებულია დავალებით, მათ ზუსტად იციან ვისთან უნდა შეხვედროდნენ ამ საკითხთან დაკავშირებით.

ბიუჯეტი

პროექტის ბიუჯეტიდან ჩანს, თუ რა თანხებია გამოყოფილი პროექტის დასრულებისთვის. პროექტის მენეჯერი პასუხისმგებელია ამ რესურსების სათანადო დაყოფაზე. პროექტისთვის, რომელსაც ჰყავს მოვაჭრეები, პროექტის მენეჯერი უზრუნველყოფს, რომ მიწოდების დასრულება ხდება ხელშეკრულების პირობების შესაბამისად, განსაკუთრებული ყურადღება ექცევა ხარისხს. ზოგიერთი პროექტის ბიუჯეტი უკავშირდება ადამიანური რესურსების გეგმას.

მნიშვნელოვანია, რომ დაადგინოთ თითოეული ეტაპის საფასური და მიწოდებული იქნეს იმის გათვალისწინებით, თუ რამდენი დროა საჭირო, და შრომის ხარჯები, რომლებიც მოიცავს ამოცანების შესრულებას. პროექტის ღირებულება დაკავშირებულია იმასთან, თუ რამდენ ხანს იღებს პროექტი, რაც ბრუნდება პროექტის მასშტაბით. ფარგლები, ნაბიჯები, ამოცანები და ბიუჯეტი უნდა იყოს თანმიმდევრული და რეალისტური.

ადამიანური რესურსების გეგმა

ადამიანური რესურსების გეგმა გვიჩვენებს, თუ როგორ მოხდება პროექტის დაკომპლექტება. ხანდახან, როგორც კადრების გეგმის სახელით არის ცნობილი, HR გეგმა განსაზღვრავს ვინ იქნება მონაწილე გუნდის შემადგენლობაში და რამდენ პერსპექტივას აპირებს თითოეული ადამიანი. ამ გეგმის შემუშავებისას, პროექტის მენეჯერი აწარმოებს მოლაპარაკებებს გუნდის წევრებთან და მათ ხელმძღვანელებთან, თუ რამდენ დროს შეუძლია გუნდის წევრს დაუთმოს პროექტი. თუ საჭიროა დამატებითი პერსონალის კონსულტაცია პროექტის შესახებ, მაგრამ პროექტის გუნდის შემადგენლობაში შედის, ეს ასევე დოკუმენტირებულია პერსონალის გეგმაში. კვლავ ხდება კონსულტაციების გავლა შესაბამის ხელმძღვანელებზე.

რისკის მართვის გეგმა

პროექტზე ბევრი რამ შეიძლება არასწორი იყოს. მიუხედავად იმისა, რომ ყველა შესაძლო კატასტროფის ან უმცირესობის გამოვლენის მოლოდინი რთულია, მრავალი ხარვეზის წინასწარმეტყველება შეიძლება. რისკების მართვის გეგმაში, პროექტის მენეჯერი განსაზღვრავს პროექტის რისკებს, მოხდება ამ სცენარების ალბათობა და მათი შერბილების სტრატეგიები. ამ გეგმის შემუშავების მიზნით, პროექტის მენეჯერი ეძებს კომპონენტს პროექტის სპონსორიდან, პროექტის გუნდიდან, დაინტერესებული მხარეებიდან და შიდა ექსპერტები.

შემამსუბუქებელი სტრატეგიები შეიქმნა იმ რისკების შესახებ, რომლებიც შესაძლოა მოხდეს ან მათთან დაკავშირებული მაღალი ხარჯები. გეგმაში აღინიშნება რისკები, რომლებიც ნაკლებად სავარაუდოა, რომ დაბალი საფასური ჰქონდეს და, მიუხედავად იმისა, რომ მათ არ აქვთ შემამსუბუქებელი სტრატეგიები.

კომუნიკაციების გეგმა

კომუნიკაციების გეგმაში ასახულია, თუ როგორ უნდა დაუკავშირდეს პროექტი სხვადასხვა აუდიტორიას. ისევე, როგორც სამუშაო ავარიის სტრუქტურა, საკომუნიკაციო გეგმა პასუხისმგებლობას აკისრებს თითოეული კომპონენტის შესრულებას პროექტის გუნდის წევრს.

ამ ეტაპზე, მნიშვნელოვანია, თუ როგორ უნდა მოხდეს თემის კომუნიკაცია და მოგვარება, და რამდენად ხშირად განხორციელდება კომუნიკაცია გუნდთან და დაინტერესებულ მხარეებთან ან უფროსთან. თითოეულ შეტყობინებას აქვს მსმენელი. კომუნიკაციების გეგმა ეხმარება პროექტის მენეჯერებს უზრუნველყონ სწორი ინფორმაციის მიწოდება სწორ ადამიანებზე შესაფერისი დროში.

დაინტერესებულ მხარეთა მართვის გეგმა

დაინტერესებული მხარის მენეჯმენტის გეგმა განსაზღვრავს, თუ როგორ გამოიყენებენ დაინტერესებული მხარეები პროექტში. ზოგჯერ დაინტერესებულ მხარეებს მხოლოდ ინფორმაციის მიღება ჭირდებათ. ამაზე ზრუნვა შეიძლება კომუნიკაციების გეგმაში. თუ დაინტერესებული პირებისგან მეტია საჭირო, დაინტერესებული მხარის მენეჯმენტის გეგმა აღწერს, თუ როგორ მიიღება იგი.

მენეჯმენტის შეცვლის გეგმა

ცვლილებების მართვის გეგმა ადგენს პროექტში ცვლილებების შეტანის ჩარჩოს. მიუხედავად იმისა, რომ პროექტის მენეჯერებს სურთ, რომ თავიდან აიცილონ პროექტში ცვლილებები, ისინი ზოგჯერ გარდაუვალია. ცვლილების მართვის გეგმა ითვალისწინებს ოქმებსა და პროცესებს, ცვლილებების შეტანის მიზნით. ანგარიშვალდებულებისა და გამჭვირვალეობისთვის გადამწყვეტი მნიშვნელობა აქვს, რომ პროექტის სპონსორები, პროექტის მენეჯერები და პროექტის გუნდის წევრები დაიცვან ცვლილების მართვის გეგმა.