შეხვედრების მართვის პრაქტიკა ხელს უწყობს პროდუქტიულობის გაუმჯობესებას

ᲙᲛᲐᲧᲝᲤᲘᲚᲘ

• შეხვედრების მართვის გასაღები - Stand PAT
• დაიწყეთ თქვენი შეხვედრები დროულად
• გააგრძელეთ შეხვედრა თემაზე
• შეინახეთ და განაწილეთ შეხვედრების შენიშვნები / წუთები
• დედააზრი

ჩვენი ცხოვრების დიდ ნაწილს შეხვედრებში ვატარებთ. ხშირ შემთხვევაში, მენეჯმენტის ცუდი პრაქტიკა იწვევს მონაწილეთა დროის არაპროდუქტიულ გამოყენებას. ამავე სტატიაში ჩვენ გთავაზობთ მითითებებს შეხვედრის ხუთი სცენარის პროდუქტიულ მოვლენად გადაქცევის შესახებ. აქ მოცემულია დამატებითი იდეები შეხვედრების სასარგებლო, პროდუქტიულობისა და გავლენის გაძლიერების მხარდასაჭერად.

შეხვედრების მართვის გასაღები - Stand PAT

ზოგი მენეჯერი დასაქმებულია P.A.T. მიდგომები შეხვედრებზე, მოითხოვს გვდაუშვას, ან აგენდერა, და ა ტimeframe. სესიის წინ კონტექსტის ამ კრიტიკულ წერტილებზე მონაწილეების დატვირთვა უზრუნველყოფს, რომ ადამიანები მზად იყვნენ მონაწილეობის მისაღებად და მხარი დაუჭირონ შეხვედრის საერთო განზრახვას. აშკარა P.A.T. მონახაზი დაგეხმარებათ პროდუქტიული სესიის უზრუნველსაყოფად.

თქვენ უნდა შეეძლოთ შეხვედრის მიზანი მაქსიმუმ 1 ან 2 წინადადებით განსაზღვროთ. ”ეს შეხვედრა ახალი მარკეტინგული კამპანიის დაგეგმვაა” ან ”ეს შეხვედრა წარმოადგენს გადაზიდვების ახალ პოლიტიკას, ანაზღაურებას დაუბრუნებლად”. მიზანი საშუალებას გვაძლევს ყველამ იცოდეს, რატომ არის ისინი, რა უნდა გაკეთდეს და როგორ გაუძღვება წინსვლას და დასკვნამდე მიდის.

დააყენეთ დღის წესრიგი. ჩამოთვალეთ ის ნივთები, რომელთა გადახედვასაც აპირებთ / განიხილავთ / შეამოწმებთ. ჩვენ გვსურს მივცეთ თითოეული დღის წესრიგის ვადა (იხ. ქვემოთ) და დაადგინოთ ის პირი, რომელიც პასუხისმგებელია დისკუსიის მოდერაციისთვის. დაადგინეთ ვადები; როგორც მინიმუმ, დააყენეთ დაწყების და დასრულების დრო. ჩვენ ასევე გირჩევთ, დღის წესრიგში დაადგინოთ თითოეული პუნქტის ხანგრძლივობა. ეს უნდა იყოს საერთო შეხვედრის ვადებში.

დაიწყეთ თქვენი შეხვედრები დროულად

თუ იმ ერთ კულტურაში მუშაობთ, სადაც ადამიანები შეხვედრებში ყველა ხვდებიან, სანამ დაგეგმილი დაწყების დროდან ხუთი ან ათ წუთამდე არ დაიწყებთ, დროა დაიწყოს ახალი ტენდენცია. ერთი ფირმა თავის მენეჯერებს მოუწოდებს დაიხუროს კარი დაგეგმილ დაწყების დროს, ხოლო ვინც დაგვიანებულია, მისასალმებელია. მიუხედავად იმისა, რომ ეს შეიძლება იყოს უფრო დრაკონიული, ვიდრე მოქმედების გაუფრთხილებლობა, თქვენ არ უნდა გქონდეთ შეკვეთის შეკრება, მიზნის გადახედვა და მოლოდინების და დროების დადასტურება.

არ დაელოდოთ stragglers გამოჩნდება. როდესაც ვინმე გვიან ჩამოვა, ნუ დაბრუნდებით და გადახედეთ უკვე დაფარული. განაგრძეთ თქვენი შეხვედრების თემები. ეს უიღბლო იქნება დაძაბულობისთვის და გააუმჯობესებს შანსს მას / დროულად ჩამოსვლის შემდეგ შეხვედრაზე.

თუ შეხვედრის ორგანიზატორი / სპონსორი დროულად არ გამოცხადდა, განიხილეთ შეხვედრა გაუქმებული და დაბრუნდით სამუშაოდ. ხუთიდან შვიდი წუთიანი ლოდინის ვადა გონივრულია. შანსია, შეხვედრის ორგანიზატორი მოულოდნელ სირთულეს შეექმნა და გირჩევნიათ, რომ არ დახარჯოთ დრო, რომ ელოდოთ მას.

გააგრძელეთ შეხვედრა თემაზე

კარგი პრაქტიკაა ვინმეს დაავალოს შეხვედრის განმავლობაში ყველას თვალყურს ადევნებს. ძალიან ხშირად, დისკუსიები მიედინება და შემდეგ გადადის აზრთა, იდეების, ფაქტების და ემოციების ტალღაზე. ამის ნაცვლად, დაავალეთ როლი და დაესწარით ყველას, რომ ეს ინდივიდი იმოქმედებს, თუ როდის და როდის განიხილავს დისკუსია დღის წესრიგს და დისკუსიის კონკრეტულ საკითხს. ზოგიერთ ფირმაში ამ როლს მოიხსენიებენ, როგორც "Traffic Cope", ზოგიერთში "თემის მცველი". მიუხედავად ეტიკეტისა, როლი ძალზე სასარგებლოა თქვენი შეხვედრების ეფექტურობისა და პროდუქტიულობის განმტკიცებაში.

თუ დამატებითი თემები წამოიჭრება, რომლებიც არ არის დღის წესრიგში, მაგრამ მნიშვნელოვანია განსახილველი, ის აშკარად უნდა იყოს დატანილი და განთავსდეს "ავტოსადგომზე", მომავალი განხილვისა და განხილვისთვის ან დისკრეტული შეხვედრისთვის. შეხვედრის მფლობელი იტოვებს უფლებას დაუშვას მცირე განსხვავებული მსჯელობა, თუ იგი მხარს უჭერს შეხვედრის საერთო მიზანს.

შეინახეთ და განაწილეთ შეხვედრების შენიშვნები / წუთები

ვინმემ, გარდა შეხვედრის ორგანიზატორი, უნდა დაიცვას შეხვედრის ოქმები. წუთების კარგი ჩანაწერი მოიცავს:

• შეხვედრის დრო, თარიღი, ადგილმდებარეობა
• მიზნის აღწერა
• დღის წესრიგის ასლი
• დამსწრეთა სია და იმ პირთა სია, ვინც არ ესწრებოდა
• დასკვნების, სამოქმედო საკითხების, პასუხისმგებლობების და დასრულების თარიღების დეტალური შემაჯამებელი ჩამონათვალი. ბევრი ნოტეტერი იყენებს დღის წესრიგს, როგორც დასკვნებისა და მოქმედებების ჩამონათვალის სახელმძღვანელოს.
• დაგეგმილი შემდგომი შეხვედრის საჭიროება.

იდეალურ შემთხვევაში, განაწილების შესახებ შეხვედრების შენიშვნები, რაც შეიძლება მალე, შეხვედრის დასრულების შემდეგ და აბსოლუტურად ერთი სამუშაო დღის განმავლობაში. ოქმები და ჩანაწერები მნიშვნელოვანი შეხსენებაა როგორც მონაწილეებისთვის, ასევე ინფორმაციის წყარო სხვა დაინტერესებული მხარეებისთვის ან, მათთვის, ვინც შეხვედრა გამოტოვა. ოქმები ხელსაყრელი იარაღია იმისათვის, რომ შეახსენოს ხალხს და გუნდებს თავიანთი ქმედებები.

დედააზრი

შესაძლებელია, რომ შეხვედრამ შედეგი გამოიღოს პოზიტიური შედეგით, დაეხმაროთ პროექტების წამოწყებას და ხალხის წინსვლას, უბრალოდ ნუ ჩაითვლება მასზე. თქვენი შეხვედრების მენეჯმენტის ტექნიკის გარკვეული გულმოდგინება და მიზანმიმართული გაძლიერება გააუმჯობესებს თქვენი შედეგების მართვის დიდ შანსს.